3 raisons d'abandonner les bons de commande

On est au XXIe siècle et tu remets encore des bons de commande avant d’envoyer la facture pour tes produits artisanaux? Eh bien, c’est possible que tu sois pris dans le passé sans t’en rendre compte!

Tes ventes sont florissantes et tu as trouvé un excellent moyen de gagner de plus en plus de clients sur le marché. « La vie pourrait être parfaite », songes-tu - s'il n'y avait pas ce défi constant: le processus long et ardu de recouvrement des comptes clients. Dans cet article, on explique comment l’utilisation de bons de commande peut ralentir ton cycle de collecte et comment régler ce problème.

“Mais les bons de commande séparent ce qui a été commandé de ce qui est facturé, alors comment s’en débarrasser?" te dis-tu. En effet, pour plusieurs raisons, le montant facturé peut différer du montant initial de la commande. C’est par exemple le cas si un item n’a pas été livré parce qu’il s’est cassé pendant le transport (hé, c’est la vie!) ou parce qu’un crédit a été ajouté pour un retour de consignes. Peu importe le cas de figure, c’est tout à fait compréhensible de vouloir séparer le montant final du montant initial pour prendre en compte les écarts possibles. Cependant, l’utilisation des bons de commande n’est pas la meilleure solution. En fait, ces bouts de papier ne font que frustrer tes clients en ajoutant une étape inutile au processus de paiement. Il est temps de changer ça!

Plus de 90 % des commerçants préfèrent recevoir les factures au moment de la livraison!

On a interrogé 30 de nos détaillants les plus actifs pour savoir s'ils préfèrent recevoir les bons de commande ou les factures au moment de la livraison. Un énorme 28 d'entre eux ont répondu qu'ils préféraient les factures. Selon les détaillants, laisser un bon de commande à la livraison avant d'envoyer la facture crée de la confusion, des retards et une expérience client plutôt moche.

Voici les trois principales raisons d'abandonner les bons de commande.

1) Tu recevras le paiement plus rapidement !

Tes acheteurs doivent attendre ta facture pour te payer. Lorsque ton client reçoit le bon de commande papier à la livraison, il le met de côté comme « en attente de la facture ». 

Certaines factures arrivent 7 à 14 jours plus tard, d'autres jamais. Ce processus en deux étapes oblige ton acheteur à attendre avant que son équipe comptable puisse traiter ta facture, ce qui ralentit l'ensemble de ton processus de collecte.

J'aime payer au moment de la livraison, mais ce n'est tout simplement pas possible lorsque je reçois un bon de commande à la livraison.
Lysette Dubé, Dépanneur S.O.S Pintendre

Plusieurs de tes clients aimeraient te payer plus rapidement, mais ils ne peuvent pas le faire, car ils doivent d'abord attendre la facture. Si tu reçois régulièrement des paiements en retard, le problème n'est peut-être pas du côté de tes acheteurs, mais plutôt auprès de ton processus de facturation et de paiement !

2) Il y aura moins de confusion et d’erreurs

En plus de créer un délai supplémentaire avant de pouvoir être payés, les bons de commande obligent tes clients à garder une trace des bons de commande et des factures pour tous ceux à qui ils achètent. Considérant qu'ils peuvent avoir plusieurs dizaines de fournisseurs, cela crée un travail important et multiplie les risques d'erreurs en multipliant le nombre de sources d'information.

Prenons l'exemple de ton fidèle client « Jean » (ah, ce bon vieux Jean !) : Jean reçoit un bon de commande au moment de la livraison pour 660,00 $. Il le compare aux informations qu'il voit dans PivoHub et remarque que les fûts ramassés ont été crédités, ramenant le total à 600,00 $. La facture pour cette commande n'arrive jamais, mais il reçoit plus tard un relevé de compte indiquant qu'il doit 688,51 $ pour une facture portant un numéro différent de celui inscrit sur le bon de commande initial. Jean n'a aucun moyen de concilier les informations qu'il voit dans son compte PivoHub avec le relevé de compte qui lui a été envoyé par ton système comptable. Il doit t’appeler et t’envoyer un e-mail avant de payer, créant du travail inutile et des retards des deux côtés.

Il y a souvent des informations qui ne concordent pas entre le bon de commande et la facture, ce qui nous force à courir après le fournisseur pour des clarifications avant de payer. C'est beaucoup plus facile quand on a la facture au moment de la livraison.
Daniel Lagacé, Bistro l'Autre Oeil

Comme la personne chargée des commandes n’est souvent pas la même que la personne qui fait la comptabilité, le risque de confusion est décuplé.

Il y a certainement des meilleures façons d’utiliser ton temps précieux que de gérer des clients confus. Alors, rends-toi un service en abandonnant les bons de commande.

3) Cela réduit la paperasse (et protège nos arbres du même coup !)

Les bons de commande ne font qu’augmenter la quantité de paperasse pour tes clients. Les piles de papier, ça ne plaît à personne et ça nuit à la planète. À ce jour, PivoHub a aidé à réaliser près de 200 000 transactions. Si un bon de commande de deux pages avait été créé pour chaque commande, cela représenterait BEAUCOUP de papier. En fait, c'est l'équivalent de 40 arbres. Après tout, que tu produises de la bière artisanale, du kombucha, du cidre ou du café de spécialité, ton gagne-pain est directement lié à l'environnement. C’est pas toujours facile d’être écolo, mais dans ce cas-ci c’est un changement simple qui est bon pour tes clients et pour les arbres.

Lorsque j’étais gérant au Péluso, parfois j’envoyais des bons de commande par erreur à la comptabilité. On me les renvoyait, ce qui allongeait le délai de paiement. Éventuellement, la pile de bons de commande est devenue si grosse que je mettais le bon de commande à la poubelle dès que je pouvais.
Morgan, ancien gérant du Péluso

Comment faire le changement ?

Si tu utilises présentement les bons de commande et que tu peines à collecter tes comptes recevables, il pourrait être avantageux pour toi d’éliminer le bon de commande de ton processus de facturation. Comment? Il suffit d'émettre la facture au moment de la livraison. Cela permettra à tes clients de te payer plus rapidement, sans confusion et sans erreurs. 

Avec PivoHub, il est facile de montrer à tes acheteurs une facture qui est toujours à jour. Si jamais la commande est modifiée au moment de la livraison, ton distributeur inscrira dans PivoHub les quantités non livrées et la facture sera automatiquement mise à jour. Les modifications à la commande apparaissent dans l’historique de la commande, ce qui permet à la comptabilité du détaillant de rapidement saisir pourquoi le montant a changé. Comme la facture peut être modifiée et republiée facilement, les bons de commande n'ont plus vraiment d'utilité.